Empresas usam tecnologia para reduzir gastos com viagens

Otimização de custos se apoia em recursos como teleconferência para aproximar executivos e eliminar reuniões presenciais

Caio Rinaldi, Flavia Alemi, Especial para O Estado de S. Paulo

08 Agosto 2015 | 03h00

Comprar passagem sem antecedência, apenas em último caso. Lugar na executiva? Só o presidente da empresa e, mesmo assim, com parcimônia. Num cenário em que a verba de viagens está em baixa e a teleconferência, em alta, as companhias já estão economizando quase um terço dos gastos.

Na Brink’s, empresa de transporte de valores e segurança, essa redução deve chegar a 30%, na comparação com o ano passado. E o volume de viagens é grande, com muitas idas e vindas entre as 67 bases em operação no País e a matriz, em São Paulo. “A primeira opção para reuniões passou a ser videoconferência”, explica o diretor financeiro da Brink’s, Ary Cordeiro.

Outra medida adotada foi trocar a agência de turismo local por uma de atuação global, a mesma que atende a empresa no exterior. Isso permitiu uma negociação melhor, reduzindo não só as taxas cobradas pelo serviço, mas também as tarifas aéreas e de hospedagem.

A Penske, multinacional do setor de logística, também mudou de agência e conseguiu negociar tarifas de serviço 20% mais baixas do que na fornecedora anterior. No orçamento total de viagens, a redução estimada chega a 15% nos custos anuais. “Toda nossa política foi revisada para ser mais agressiva no corte”, afirma o diretor de Vendas, Fabrício Orrigo.

Entre transporte, hospedagem e outros gastos, a redução mais relevante foi nas passagens aéreas, segundo o diretor. Até mesmo a pouca flexibilidade que havia para viagens na classe executiva desapareceu. “Agora, isso só vale para o presidente. Mas, se houver a opção, até ele viaja na econômica”, diz Orrigo. A empresa passou a orientar os funcionários a comprar passagens com pelo menos 15 dias de antecedência e a escolher a opção mais barata. “Em três meses, percebemos um envolvimento muito forte dos funcionários em contribuir para a redução”, afirma o executivo da Penske.

A Cisco, empresa multinacional de tecnologia, recorreu a soluções bem próximas de sua realidade para enxugar o orçamento de viagens. Para as reuniões mais importantes, entram em cena salas especiais de telepresença, com telas curvas que dão a impressão de que todos participantes estão no mesmo ambiente. Nas demais, videoconferência ou reuniões online com compartilhamento de conteúdo.

A ordem é viajar apenas quando houver a participação de clientes. “Se for assunto interno, existe uma restrição grande”, diz o gerente de Desenvolvimento e Negócios, Ricardo Ogata. “A orientação é aproveitar ao máximo as ferramentas disponíveis.”

Com uma grande frequência de funcionários em viagens internacionais e domésticas, a empresa procura conciliar a agenda, os destinos e os custos. Voltar ao Brasil entre duas viagens pode sair mais caro no intervalo entre reuniões pela América Latina, por exemplo. “Seguir direto acaba saindo mais barato”, diz Ogata. 

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