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Checklist de organização financeira: 5 dicas para simplificar sua rotina empresarial

As recomendações incluem a concentração das saídas de caixa, a criação de um orçamento detalhado e o uso de ferramentas tecnológicas para otimizar a gestão financeira da empresa

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Por Nubank e Estadão Blue Studio
Atualização:
7 min de leitura

A gestão financeira é um desafio constante para os empreendedores, especialmente para aqueles à frente de pequenas e médias empresas (PMEs). A necessidade de equilibrar as vendas, buscar novos clientes, ter uma boa relação com os fornecedores e, ao mesmo tempo, garantir a capacidade de cumprir com as obrigações financeiras exige uma combinação entre estratégia e organização.

Empresas de serviços, incluindo escritórios de advocacia, arquitetura, engenharia e construtoras, enfrentam desafios significativos na gestão de suas operações diárias. Essas organizações, que administram suas atividades predominantemente a partir de escritórios, frequentemente se deparam com a necessidade de ferramentas que simplifiquem seus processos de trabalho.

Tais ferramentas permitem que os profissionais se concentrem na entrega de serviços de alta qualidade, em vez de ficarem sobrecarregados com a administração de tarefas cotidianas. Felizmente, existem soluções práticas disponíveis para uma ampla gama de profissionais. Essas soluções são projetadas para facilitar a gestão dos negócios e ajudar a manter as finanças organizadas, oferecendo um caminho viável para superar os desafios enfrentados no gerenciamento das atividades diárias.

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“Os empresários precisam ter consciência do seu ‘ponto de equilíbrio’ financeiro mensal”, explica o professor de Finanças da Fundação Dom Cabral, Eduardo Menicucci.

Isso significa alcançar um volume de vendas ou de serviços suficiente para cobrir os gastos fixos, exigindo uma gestão eficiente dos recursos para manter um equilíbrio entre despesas fixas e variáveis. “A preocupação principal sempre é garantir clientes, efetuar vendas, prestar serviços e pagar as contas, mas, quando entramos nessa última etapa, o conhecimento em finanças é inevitável.”

Nesse contexto, uma pesquisa do Sebrae revelou que mais da metade dos entrevistados (52%) admitiu que necessita de uma maior capacitação na área de controle e gestão financeira. Paralelamente, informações fornecidas pelo Nubank PJ indicam que 51% das pequenas e médias empresas operam com um único sócio, responsável exclusivo pelas decisões e procedimentos burocráticos.

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Dado o papel fundamental das micro e pequenas empresas na economia, que representam 99% das organizações formais e criam sete de cada 10 empregos no País, manter um equilíbrio financeiro que assegure a continuidade dos negócios é vital para o desenvolvimento econômico do País.

Para enfrentar esses desafios, existem diversos instrumentos projetados para descomplicar a administração financeira, permitindo aos donos de PMEs manter suas contas em ordem e alcançar maior eficiência operacional.

“O empresário da pequena e média empresa não precisa todo dia ficar se debruçando sobre os números. Se bem organizado, ele precisa de duas horas por semana para colocar tudo em ordem”, destaca o professor.

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Para manter a operação financeira do seu negócio saudável e equilibrada, separamos cinco dicas fundamentais. Confira as recomendações:

Divulgação : Nubank  Foto: Divulgação Nubank
  1. Separe Contas PJ e PF

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A separação clara entre as finanças da empresa e as pessoais é fundamental. O professor adverte sobre os riscos da mistura de contas, que pode complicar a gestão financeira e a conformidade fiscal. Manter separação ajuda na transparência, na precisão contábil e na integridade legal do negócio. A abertura de conta PJ no Nubank, por exemplo, pode ser feita em cinco minutos, direto no aplicativo do banco e não é cobrada nenhuma taxa. Escolher instituições que oferecem tanto contas pessoais (PF) quanto empresariais (PJ), como o Nubank, pode facilitar significativamente a organização financeira da sua empresa.

  1. Concentre as saídas de caixa

Uma das principais recomendações é a concentração das saídas de caixa. Essa estratégia envolve planejar e executar pagamentos em momentos específicos, como salários e fornecedores, de maneira a ter melhor previsibilidade e controle sobre o fluxo de caixa.

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“Minimizar o trabalho manual de fazer pagamentos, como entrar em sistemas ou apps bancários, já é uma grande ajuda. O ideal é reduzir a frequência dessas tarefas para evitar confusões, especialmente em dias de maior volume de vendas, quando é fácil esquecer e perder o prazo”, diz o professor.

Uma alternativa é utilizar ferramentas de gestão financeira oferecidas pelas instituições bancárias. No assistente de pagamentos do Nubank PJ, por exemplo, é possível realizar a centralização de todas as contas que devem ser pagas, desde boletos e transferências recorrentes via pix.

Em poucos cliques, é possível buscar todos os boletos emitidos no seu CNPJ, colocar contas a pagar em débito automático e automatizar pagamentos dos funcionários com a recorrência desejada. Esse sistema ainda oferece lembretes sobre os vencimentos das contas, facilitando o planejamento dos pagamentos.

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O cartão de crédito também ajuda a concentrar todos os gastos. Se ele não tiver anuidade, então, melhor ainda. O cartão de crédito PJ do Nubank é gratuito e internacional, possibilita o parcelamento sempre que necessário, além de ajudar com os gastos do cotidiano, incluindo assinaturas e reposição de estoque. Se o fluxo de caixa apertou, vale recorrer ao crédito para deixar as contas em dia e não atrasar transferências agendadas. Além disso, com o Nubank, é possível transferir o limite do cartão de crédito pessoa física para jurídica, promovendo mais autonomia e flexibilidade aos donos de empresa.

Divulgação: Nubank  Foto: Divulgação Nubank
  1. Faça uma gestão eficiente de inadimplência

A inadimplência é um problema sério para as empresas de todos os portes. Ela pode levar a diversos problemas financeiros, como a redução do fluxo de caixa, aumento dos custos e dificuldades de acesso ao crédito. Para enfrentar esse problema e fortalecer a saúde financeira a longo prazo, é importante agilizar os recebimentos e adotar uma gestão eficaz da inadimplência.

Diversificar as opções de pagamento, monitorar indicadores e automatizar processos de cobrança são medidas essenciais. O Nubank PJ oferece uma gama de soluções para receber pagamentos de forma rápida e segura, como Pix gratuito e ilimitado, boleto, NuPay (para receber no crédito de clientes Nubank), Link de pagamento e Tap to Pay (que permite que você cobre no débito e no crédito usando o celular, sem precisar de maquininha), proporcionando flexibilidade aos clientes e agilizando os recebimentos.

Com sua conta ainda é possível acompanhar e gerenciar em tempo real os recebíveis e enfrentar a inadimplência de forma proativa assegurando a estabilidade financeira da empresa.

Documentar todas as transações financeiras representa um pilar central para uma gestão financeira eficiente. Menicucci ressalta que manter registros precisos não só facilita a administração financeira e a conformidade com obrigações tributárias, mas também fornece informações importantes para análises futuras e tomadas de decisão.

Parte essencial desse processo envolve a organização e o arquivamento de extratos mensais, garantindo que estejam sempre acessíveis. Essa prática não só facilita o cumprimento das obrigações fiscais, como também oferece uma visão clara da saúde financeira da empresa.

  1. Comece a guardar dinheiro e invista

Para garantir o sucesso e a segurança financeira da sua empresa, é essencial adotar um planejamento financeiro estratégico. Comece definindo objetivos claros e mensuráveis, que servirão de base para uma visão a longo prazo direcionada ao crescimento. Identifique as oportunidades e os desafios do seu mercado, utilizando essas informações para tomar decisões informadas e estratégicas.

É importante também desmistificar a noção de que apenas grandes empresas com significativos recursos financeiros são capazes de investir. Na realidade, o mercado oferece uma ampla gama de opções de investimento acessíveis a empresas de todos os tamanhos, incluindo alternativas de menor risco, como os investimentos em renda fixa. Essas opções permitem que mesmo pequenas e médias empresas possam se beneficiar de rendimentos seguros, contribuindo para a saúde financeira e o crescimento do negócio.

Nesse contexto, as Caixinhas PJ do Nubank surgem como uma ferramenta valiosa, permitindo a criação de metas personalizadas que vão desde investimentos em equipamentos até a expansão do negócio e o investimento em opções seguras, como RDBs que acompanham o CDI, com potencial de rendimento de até 100%. Uma das vantagens dessas caixinhas, em comparação a outras opções disponíveis no mercado, é a flexibilidade de resgate: o dinheiro pode ser retirado a qualquer momento, conforme a necessidade do cliente, garantindo assim maior liquidez e adaptabilidade.

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