Quem já dependeu de serviços públicos que envolvem a assinatura de documentos ou pedidos a órgãos governamentais está acostumado com a lentidão. Assina-se um papel, que é levado a outro lugar para análise de outras pessoas que também devem assinar, o que demora dias, semanas e talvez meses. Caso o processo ande e seja concluído, ainda necessita ser retornado ao cidadão que realizou o pedido e uma cópia ser guardada em arquivo público para consulta posterior.
Essa rotina pode ser encurtada com a digitalização dos serviços - com a tramitação digital, também pode-se economizar tinta de impressora, milhares de toneladas de papel e litros de água, combustível para o transporte dos documentos e, claro, horas do tempo dos cidadãos. É a promessa da 1Doc, govtech (empresa focada em solução tecnológica para governos) que oferece soluções digitais para prefeituras, para ajudá-las a melhorar a governança.
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A empresa surgiu em 2014, na cidade de São José, vizinha à Florianópolis. A 1Doc foi fundada por dois então funcionários públicos, que viram no cotidiano do trabalho uma oportunidade para oferecer soluções. Hoje a empresa atende mais de 550 prefeituras em todas as regiões do Brasil, para municípios de todos os tamanhos. “Nos inspiramos no e-mail, e meu sócio tem uma expertise gigante. A primeira versão saiu em três semanas. Hoje temos uma equipe grande e o software está em constante atualização”, contou Jeferson de Castilho, sócio e um dos fundadores da companhia.
Como os processos são parecidos para todas as cidades, exceto algumas particularidades como em regiões praianas, o tamanho da cidade não interfere muito na adoção da ferramenta. A implementação é feita de forma gratuita, e a cobrança é por cada funcionário que terá acesso ao sistema por mês.
A ideia é tornar os processos mais fáceis de tramitar: o cidadão pode fazer solicitações através do celular ou de um computador; caso seja necessário anexar documentos, pode escanear para poder anexá-los no pedido. Através do site ou do aplicativo, é possível acompanhar o andamento do processo e, se necessário, reclamar pela demora em avançar, já que há informação suficiente para respaldar o pedido. Contudo, os processos também se aceleram com o uso da ferramenta.
Uma das prefeituras que adotou a 1Doc, o governo municipal de Aracaju estima a redução de licenças para obras de meses para 10 dias, e a ambiental de 48 dias para 28. A prefeitura da capital sergipana utiliza o mecanismo também para agendar consultas médicas na rede da cidade - já foram aproximadamente 345 mil desde a adoção, em 2020 - e para processos internos do funcionalismo, como o agendamento de férias dos servidores.
Segundo Augusto Fábio, secretário municipal de Planejamento de Aracaju, a prefeitura buscou a 1Doc por ver que preenchia os três princípios necessários para a administração pública: a eficiência, a transparência para o cidadão poder acompanhar onde o requerimento está, e a economia, ao reduzir a quantidade de materiais usados e deslocamentos dos documentos.
O secretário cita outra vantagem ainda. “O sistema tem um item interessante, que são indicadores, por exemplo, se um setor tem X% de resolutividade dos requerimentos. Então, se estiver abaixo, podemos pensar, a demanda está acima dos outros ou há um problema que precisa ser resolvido?” afirma Fábio. “Você tem mais governança, sabe como localizar os processos e vai saber mesmo que não tenha resolução. Permite que a gestão tenha métrica”, reforça.
Para ele, a digitalização será um legado da gestão do atual prefeito, Edvaldo Nogueira (PDT). “A modernização não é um luxo, é uma questão de sobrevivência. Se não tivéssemos implementado, estaríamos no décimo arquivo, e derrubaríamos 150 árvores e esvaziaríamos 25 piscinas olímpicas por mês para continuar utilizando o papel”, diz Fábio.
Castilhos destaca que adaptações muitas vezes são necessárias em diferentes órgãos das administrações municipais. “A prefeitura não é só o prédio central, possui também creches, centros de atenção aos idosos, postos de saúde, e às vezes esses outros setores não tem estrutura de tecnologia adequada. Muitas vezes, ajudamos com doações”, relata, antes de acrescentar que vê as cidades avançando na transformação digital.
O principal benefício do uso da 1Doc, segundo Castilhos, é aumentar a governança no setor público por meio da transparência, classificada por ele como “a principal regra”. “No papel, ela é baixa, só vai ver quem estiver de posse do documento físico. A tramitação é acelerada com o processo digital, e podemos ver quanto tempo ficou cada processo com cada pessoa, cada setor, quando andou, tudo”, destaca.
Se a burocracia é necessária para que o Estado possa se organizar e garantir a segurança em determinadas questões, a lentidão deles afeta a prestação de serviços ao público. Nesse sentido, a utilização da internet ajuda a acelerar. “Quando as questões de segurança são respondidas, a checagem é rápida e eficiente, o resultado sai na hora. Deve-se ter toda a burocracia para garantir a segurança, mas tem que dar celeridade”, garante Castilhos.
