A instância máxima de deliberação das sociedades anônimas é a assembleia-geral. Para as sociedades limitadas, tal instância é a reunião ou assembleia de sócios. Diante da pandemia da covid-19, em que tomadas de decisão rápidas e eficientes são necessárias, surge um impasse: como realizar reuniões ou assembleias de sócios quando há recomendações de isolamento social e restrições a viagens nacionais e internacionais?
Uma opção é a realização de assembleias ou reuniões de sócios por videoconferência, prática que já é amplamente adotada pelas companhias abertas sendo, inclusive, regulamentada pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM).
Apesar de a legislação aplicável não dispor expressamente tal possibilidade para as sociedades limitadas e as anônimas fechadas, há diversos contratos e estatutos sociais que possuem previsão expressa. Para aquelas sociedades cujos atos constitutivos não prevejam tal possibilidade, é possível invocar o art. 124, §2º, da Lei nº 6.404/76 (Lei das S.A.), que prevê, em caso de força maior, a realização da assembleia em local diverso da sede social.
De qualquer forma, devem ser tomadas algumas medidas quando da realização de uma assembleia ou reunião, tais quais:
- Ata da Reunião ou Assembleia:Uma vez realizada a assembleia ou reunião em formato digital, suas deliberações devem ser reduzidas a termo, sendo lavrada uma ata que deve ser aprovada e assinada pelos presentes. A ata deve ser assinada por meio de certificado digital, como forma de viabilizar o seu registro perante a junta comercial competente - é necessário, inclusive, avaliar se a junta competente admite atos societários assinados digitalmente. Caso não seja possível a assinatura digital, a ata, uma vez aprovada por todos em conferência on-line, pode ser assinada fisicamente por representante investido de poderes para tanto;
- Livros Societários:Para as sociedades anônimas, cuja escrituração societária se dá por meio de livros sociais, são necessárias algumas cautelas adicionais. Algumas sociedades anônimas já possuem livros digitais, os quais têm sido gradualmente aceitos pelas juntas comerciais em todo o País, o que facilita a assinatura por meio de certificados digitais. Para as sociedades que ainda possuem os livros físicos, é necessário construir alternativas jurídicas, como a assinatura do livro de presença de acionistas por procuração, por exemplo.
Lembramos, ainda, que a assembleia ou reunião por videoconferência pode ser tornar especialmente útil, pois estamos nos aproximando do fim do prazo para a realização da assembleia geral ordinária (AGO), no caso das sociedades anônimas, e da reunião ou assembleia anual de sócios, no caso das sociedades limitadas. A AGO ou a reunião anual de sócios deve ocorrer nos quatro primeiros meses subsequentes ao término do exercício social (que, em regra, se confunde com o ano civil). Até a presente data, não foi editada nenhuma medida prorrogando tal prazo.
Por fim, como é um instituto ainda pouco aplicado pelas sociedades limitadas e pelas anônimas fechadas, ainda não se sabe ao certo como será a interpretação das juntas comerciais e do judiciário sobre as assembleias e reuniões de sócios por videoconferência. No mínimo, tomadas as devidas cautelas jurídicas, tal instrumento serve para demonstrar a boa-fé de sócios e administradores que precisem tomar decisões - que, muitas vezes, dependem da decisão dos sócios da sociedade - com velocidade.
*Marcelle Penha e Lara Santos são advogadas da unidade de Direito Empresarial do Martorelli Advogados
