A rotina de trabalho está bagunçada? Especialistas dão dicas de como manter a organização

Usar vários aplicativos de organização não significa, necessariamente, uma rotina equilibrada; segundo consultoras, a chave está no autoconhecimento

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Por Jayanne Rodrigues

Com o recuo da pandemia, muitas empresas passaram a experimentar diferentes modelos de trabalho, a exemplo do trio: híbrido, presencial e remoto. Neste contexto, conciliar mais de uma rotina ao longo da semana exige atenção redobrada para quem está em busca de uma vida organizada. Antes de aderir a planilhas e aplicativos de organização, é necessário unir autoconhecimento à uma boa rodada de testes para entender o que funciona na realidade de cada pessoa, sugerem especialistas.

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“Primeiro, vamos desenhar a rotina. Depois, entender o cotidiano, construir o tempo e, em seguida, montar o dia a dia de acordo com as necessidades do sujeito”, orienta a Consultora em Organização Fernanda Negrão. Mas esse quebra-cabeça só pode ser montado após a pessoa ter “entendimento sobre as coisas que precisam ser feitas diariamente”, diz.

Para conseguir localizar as atividades diárias, vale anotar no papel ou escrever em um documento virtual todas as tarefas, sejam elas do âmbito profissional ou do pessoal. Esse movimento de ter um controle maior sobre afazeres pode evitar efeitos colaterais comuns da falta de organização, como a ansiedade e a procrastinação. Por outro lado, nem tudo vai ser concluído de uma única vez. “Há coisas que não vão ser resolvidas agora”, explica Fernanda. É neste momento que entra a importância de selecionar o grau de prioridade.

Para analisar a urgência de cada demanda, é essencial ser real e ter consciência do tempo disponível, afirma a consultora organizacional. “Querer e fazer são coisas diferentes. Cada pessoa tem de se adaptar a sua realidade”, comenta. Uma pessoa que teve filho recentemente, por exemplo, não vai conseguir seguir a rotina anterior ao nascimento do bebê. Driblar a culpabilização é uma virada de chave para manter organização dentro e fora de casa. “Eu brinco com meus alunos, se o objetivo é seu, crie regras fáceis”, resume. Essa descomplicação deve ser ampliada para dentro dos escritórios pelos líderes.

Gestão de liderança combina com organização

Foi esse estalo a partir de experiências próprias ao liderar equipes, que a Consultora de Estratégia Manuela Barem começou a compartilhar dicas para gestores otimizarem a comunicação com seus respectivos times. Os cursos para novos chefes e sobre rotina de trabalho surgiram no auge da pandemia enquanto ela conversava com amigos e escutava alunos de uma oficina que ministrava de conteúdo digital. “O atual perfil de trabalho (online) divide muito a nossa atenção. Isso deixa as pessoas com a sensação de que nada é suficiente”, contextualiza.

Essa autossabotagem também dificulta o trabalho de quem está na ponta: os chefes, diz ela, acrescentando que a base de uma equipe organizada é a confiança mútua entre colaboradores e gestores. Mas como construir essa segurança através de uma tela? Para Barem, a resposta está na comunicação, com ações simples.

A Consultora de Estratégia Manuela Barem, avalia que funcionários e líderes devem ter uma estrutura de trabalho para conseguir fortalecer confiança e evitar 'retrabalhos'. Foto: Arquivo pessoal/Manuela Barem

“Descreva muito, seja específico para ajudar a entender o que é prioridade naquele dia, naquela semana. Acompanhe os trabalhos para identificar dificuldades, defina o que é mais urgente”, orienta. Isso inclui minuciar o tamanho da atividade e descobrir o tempo que vai levar. O que torna viável medir a produção e preservar o funcionário de uma possível sobrecarga.

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Como consequência, gestores evitam o ‘retrabalho’, problema presente em muitas equipes que não estão alinhadas a uma rotina. Barem aposta, assim como Fernanda, em uma estrutura organizacional para equilibrar atividades do cotidiano. “É um componente da vida profissional que precisa ser levado a sério”, defende. Confira sugestões selecionadas pelas especialistas:

5 dicas de rotina de trabalho por Fernanda Negrão

Em casa:

Bloco do tempo. Tentar separar o que é atividade de casa do que é atividade do trabalho. Por exemplo, enquanto está no home office não se culpar pela roupa que ainda não foi colocada para lavar.

Se priorize. O que deseja fazer antes de trabalhar? Comece o dia realizando uma atividade que possa beneficiar o seu bem-estar (Um banho prolongado, café da manhã, exercício físico).

Tempo livre. Ter um intervalo de tempo que não foi planejado.

No escritório:

Tempo de deslocamento. Calcular o período que é gasto de casa a empresa para criar uma rotina específica para os dias de trabalho presencial.

Saber o que vai ser executado. Segundo Fernanda, é bom exercitar a seguinte frase: “estou indo para o escritório para...”. O macete pode ajudar na hora de relembrar os compromissos.

3 dicas de rotina de trabalho por Manuela Barem

Em casa:

Reproduzir horários do trabalho presencial. Se no escritório é aconselhado seguir uma tabela de horários, a indicação é fazer o mesmo durante o home office. Vale fazer uma marcação visual em casa para que o horário estabelecido seja respeitado.

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Ter um espaço separado. Isso ajuda a reduzir as distrações naturais. Caso não seja viável, é orientado criar um ritual antes ou após o horário de trabalho. Por exemplo, levar o cachorro para passear depois do expediente.

No escritório:

Cronograma. Prepare sua ida ao escritório no dia anterior: planejar os itens necessários (carregador, lanche, etc).

Dicas bônus

Experimente plataformas de organização para auxiliar o processo de rotina de trabalho. Google Agenda, Trello, Notion e Slack estão entre os aplicativos citados pelas entrevistadas para esta reportagem. Vale ressaltar que cada serviço tem uma proposta diferente.

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