Prazos curtos, excesso de demandas: como um chefe deve priorizar o que é mesmo importante

É preciso saber estimular a verdadeira urgência e criar uma cultura de planejamento

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Por Jayanne Rodrigues
Atualização:

“Essa lista de tarefas não tem fim?” É uma pergunta que muitas pessoas fazem quando se trata do mundo do trabalho. A cultura de prazos apertados e a quantidade excessiva de atividades não programadas causam uma sensação de urgência o tempo todo, e isso é maléfico para o sucesso de uma equipe.

O Estadão reuniu dicas para uma liderança identificar a falsa urgência e ter acesso aos mecanismos para combatê-la no dia a dia. Confira abaixo:

Os sinais de alerta

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Antes de tudo, é importante ressaltar que a prática da falsa urgência muitas vezes não acontece de forma intencional. Se você tem dificuldade de identificar se está em um ambiente que estimula essa cultura, pare um pouco e observe ao seu redor.

Verifique se as pessoas estão sempre ocupadas, sobrecarregadas e ansiosas boa parte do tempo.

“As pessoas se queixam de estar com a agenda cheia, ao mesmo tempo em que consideram isso um sinônimo de status”, afirma Ana Ceneviva, especialista em saúde mental para alta performance.

Aqueles colegas de trabalho que costumam dizer: “sou muito requisitada, minha agenda está sempre lotada” representam, segundo Ceneviva, “situações que refletem a falsa urgência”.

Outras circunstâncias que evidenciam sinal vermelho, de acordo com a especialista em liderança Daniela Bertoldo são:

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  • Alarme falso: reuniões frequentes e e-mails marcados como urgentes que não acrescentam valor significativo.
  • Último minuto: projetos apresentados como emergências, independentemente de sua verdadeira prioridade.

Exemplo: Em uma empresa de tecnologia, os desenvolvedores são solicitados a realizar mudanças imediatas em softwares sem necessidade real para o negócio, levando a um ambiente caótico e à produtividade ineficiente.

Como resultado, funcionários acabam sentindo dificuldade em recusar uma demanda que não é prioridade. Com isso, “tiram conclusões precipitadas e tomam decisões sem pesar a real importância da demanda”, pontua Ana Ceneviva.

Nessas situações, os colaboradores valorizam mais a quantidade do que o impacto das atividades para o sucesso do negócio.

Urgente para quem?

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Aprenda a priorizar as demandas e comece a categorizar. O método Eisenhower pode ajudar:

  1. Urgente (por exemplo, erro em um serviço que deve que ser corrigido imediatamente para não afetar a experiência do cliente)
  2. Não urgente (envio de e-mails para evento que será realizado em 45 dias)
  3. Importante (ajustar determinada informação para apresentar escopo de produto durante uma reunião com os principais acionistas da empresa)
  4. Não importante (mudanças em um projeto que ainda não está no ar)

Outra alternativa é a matriz de priorização GUT, conforme sugestão de Fernanda Tochetto, mentora de carreiras e empreendedorismo:

  1. Gravidade (algo que pode causar impacto financeiro)
  2. Urgência (fator tempo é essencial)
  3. Tendência (mudanças de mercado que merecem atenção ou crise na empresa)

A lista diária de tarefas é muito grande, e algo vai ficar de fora, não tem jeito. Tente organizar de uma forma inteligente para que as atividades mais importantes e aquelas que possuem prazos mais curtos estejam no topo da lista.

“Reserve tempo para tarefas prioritárias sem interrupções”, sugere Daniela Bertoldo. Deixe o telefone de lado e avise a chefia que ficará off por determinado tempo para focar na demanda.

Durante esse processo, aproveite para abandonar atividades inúteis que gastam muito tempo e não trazem retorno para a equipe. Vale convidar a liderança direta para uma conversa e apresentar o que não tem funcionado e questionar alguns prazos.

Já o desafio dos líderes é questionar prazos irrealistas e evitar que a enxurrada de demandas que não são urgentes alcance a equipe. É função da liderança verificar se os pedidos que chegam são verdadeiramente importantes ou podem esperar.

Em uma situação hipotética, a chefia faz um pedido e comunica que deve ser entregue no final do dia. Não é preciso recusar ou aceitar de imediato. Primeiro, arrisque ajustar o prazo ou volume de tarefas.

Por exemplo: “Iremos fazer o possível para realizar um trabalho ágil e bem feito. Nesta semana o time está desfalcado porque fulaninho está debruçado em x demanda. Como as informações solicitadas demoram x tempo existe possibilidade de conversarmos sobre o prazo?”

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Estimule a cultura da verdadeira urgência

“A falsa urgência é reflexo de uma gestão pelo medo. O gestor que age pelo medo, pensa: ‘não interessa se é urgente ou não, pelo menos reagi rápido, tenho como mostrar que não fiquei parado e fui para cima para resolver, não serei punido por deixar passar’”, avalia Ana Ceneviva.

Para reverter a prática da falsa urgência e ter líderes ágeis emocionalmente, as empresas também precisam entrar em ação e educar líderes e colaboradores, orienta Daniela Bertoldo.

O leque de mudanças inclui estabelecer prioridades claras ao definir e comunicar o que é realmente urgente e fomentar uma cultura de planejamento. Também é importante implementar sistemas de triagem, capazes de filtrar solicitações de trabalho e avaliar o real grau de urgência.

“Não tenha medo de recusar o que não está no seu escopo. Também não tema a rejeição. Preste atenção se você quer agradar a todos para ser aceito, reconhecido e elogiado”, alerta Fernanda Tochetto, mentora de carreiras e empreendedorismo.

Na visão mais moderna, o conceito de produtividade está menos ligado a estar ocupado o tempo todo e mais conectado com o impacto no desenvolvimento das pessoas e nos resultados alcançados, reforça Ana Ceneviva. O trabalho inovador é mais corriqueiro no ambiente de trabalho quando nem tudo é categorizado como urgente.

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